Prozess der Vertriebsplanung
Eine Sache, die man jedoch im Hinterkopf behalten sollte, ist, dass die Vertriebsplanung nicht nur die Erstellung eines Vertriebsplandokuments umfasst. Damit dieses Dokument mehr ist als etwas, das im Bücherregal verstaubt, ist eine Strategie auf höchster Ebene erforderlich:
Sammeln Sie die Verkaufsdaten des vergangenen Jahres und suchen Sie nach Trends.
Definieren Sie Ihr Ziel und erstellen Sie Verkaufsziele, die Ihren Umsatzzielen entsprechen.
Legen Sie die Kennzahlen fest, mit denen Sie den Erfolg messen wollen.
Beurteilen Sie Ihre aktuelle Situation, einschließlich der Schwächen, die sich als Hindernisse erweisen, und der Stärken, die Ihnen helfen werden.
Beginnen Sie mit der Umsatzprognose auf Basis von Nachfragetrends und historischen Daten.
Identifizieren Sie alle Lücken, die gefüllt werden müssen, um Ihre Ziele zu erreichen.
Überlegen Sie sich neue Initiativen auf der Grundlage von Gelegenheiten, die Sie in den vergangenen Jahren vielleicht ausgelassen haben.
Beziehen Sie Stakeholder aus Abteilungen ein, die Ihre Ergebnisse beeinflussen, z. B. Marketing und Produkt.
Skizzieren Sie Aktionspunkte auf der Grundlage von Kapazitäts- und Quotenzahlen.
Abschnitte des Verkaufsplans
- Zielkunden – Wen Ihr Unternehmen mit seinen Produkten und Dienstleistungen bedienen möchte.
Umsatzziele – Wie viel Umsatz Ihr Team in jeder Periode erwirtschaften möchte.
Strategien und Taktiken – Die spezifischen Maßnahmen, die Ihr Team ergreifen wird, um die Umsatzziele zu erreichen.
Preisgestaltung und Werbeaktionen – Dokumentation der Preise Ihres Angebots und aller anstehenden Werbeaktionen, die Kunden konvertieren können.
Deadlines und DRIs (Directly Responsible Individuals) – Skizzieren Sie alle wichtigen Termine für Deliverables und listen Sie auf, wer für deren Fertigstellung verantwortlich ist.
Teamstruktur – Wer gehört zu Ihrem Team und welche Rolle spielt er?
Ressourcen – Die Werkzeuge, die Ihr Team verwendet, um die Umsatzziele zu erreichen.
Marktbedingungen – Sachdienliche Informationen über Ihre Branche und die Wettbewerbslandschaft.
Skizzieren der Mission & Zielsetzungen
Beginnen Sie damit, Ihr Unternehmensleitbild sowie Ihre Vertriebsziele in Bezug auf das Wachstum zu skizzieren. Dieser Abschnitt dient als Grundlage für Ihren Vertriebsplan und definiert Ihr Alleinstellungsmerkmal. Daher ist er für den Erfolg Ihres Plans von entscheidender Bedeutung, da er Ihre zukünftigen Vertriebsbemühungen leiten wird.
Definieren Sie Ihre Mission
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Leitbild klar definiert haben. Dabei handelt es sich um eine formale Aussage, die beschreibt, wofür Ihr Unternehmen steht und was es erreichen will. Ein Leitbild sollte den Rahmen für alle strategischen Planungen bilden und ein Eckpfeiler Ihrer Vertriebsmanagementpraktiken sein.
Legen Sie Ihre Verkaufsziele fest
Vertriebsziele sind Ziele, die das Wachstum des Unternehmens jetzt und in der Zukunft unterstützen und in der Regel Umsatz, Marktanteil oder Gewinnspanne beinhalten. Sie beziehen sich auf Ihre Mission, indem sie Ihnen helfen, diese auszuführen und zu verwirklichen. Indem Sie diese Vertriebsziele festlegen, erklären Sie klar und deutlich, wie der Erfolg aussehen wird, und geben Ihrem Team gleichzeitig Ziele, um die es sich scharen kann.
Es kann hilfreich sein, über Verkaufsziele im Sinne des S.M.A.R.T.-Frameworks nachzudenken.
Wir beginnen mit der Erstellung von ein bis drei SMART-Zielen für das erste Jahr Ihres Plans. SMART-Ziele sind hilfreich, weil sie sicherstellen, dass jedem klar ist, was das Ziel beinhaltet, wie sein Erfolg gemessen wird, ob das Ziel machbar ist, wie es für die Mission relevant ist und wann das Ziel erreicht werden soll.
Rollen und Verantwortlichkeiten des Vertriebsteams
Als Vertriebsleiter sollte ein Plan die Rollen Ihres Vertriebsteams sowie etwaige separate Marketing- und Agenturunterstützung auflisten. Fassen Sie die Verantwortlichkeiten jeder Rolle und ihren erwarteten Beitrag zum Verkaufsprozess zusammen, indem Sie:
Auflistung der Namen der einzelnen Teammitglieder, die diese Vertriebsrollen ausfüllen
Identifizierung ihrer persönlichen Leistungskennzahlen (KPIs)
Klare Erwartungen an die Leistung der einzelnen Teammitglieder und die Art und Weise, wie sie zur Verantwortung gezogen werden
Eine Customer Persona ist eine fiktive Darstellung Ihres Zielkunden. Sie erweckt Ihre ideale Zielgruppe mit einer Erzählung zum Leben, die deren Schmerzpunkte, demografische Merkmale und Bedürfnisse beschreibt und dabei hilft, die beste Lösung, die Sie anbieten können, ans Licht zu bringen.
Definieren Sie Ihre Kundenpersona
Eine Customer Persona ist eine fiktive Darstellung Ihres Zielkunden. Sie erweckt Ihre ideale Zielgruppe mit einer Erzählung zum Leben, die ihre Schmerzpunkte, Demografien und Bedürfnisse beschreibt und gleichzeitig dabei hilft, die beste Lösung, die Sie anbieten können, ans Licht zu bringen.
Wenn Sie beispielsweise ein Business-to-Business-Vertriebsmodell im B2B-Bereich verwenden, sollten Sie Faktoren wie relevante Berufsbezeichnungen, wichtige Verantwortlichkeiten, Mitgliedschaften und Clubs sowie die von ihnen genutzten Kommunikationskanäle berücksichtigen. Wenn Sie hingegen hauptsächlich an Verbraucher (B2C) verkaufen, umfasst Ihr ideales Kundenprofil Attribute wie Geschlecht, Alter, Familienleben, Status des Hausbesitzes, Einkommen, Bildung, Interessen und verfügbare Vertriebskanäle.
Identifizieren von Kunden-Kaufmustern
Berücksichtigen Sie das Kaufverhalten Ihrer Kunden. Wenn Sie zum Beispiel ein Business-to-Consumer (B2C)-Badeanzugunternehmen sind, wird Ihr Verkaufsplan aggressiver sein und höhere Umsatzziele in den wärmeren Monaten haben, und Sie werden sich auf den Ausverkauf im Herbst und Winter konzentrieren wollen. Bei Business-to-Business (B2B)-Verkäufen werden Sie sich auf Faktoren wie Unternehmensgröße, Jahresumsatz, Quartalsbudgets und Branchentrends konzentrieren.
Definieren Sie Ihr Vertriebsgebiet
Definieren Sie sowohl für B2B- als auch für B2C-Geschäfte die Verkaufsgebiete, in denen Sie Ihren idealen Kunden zu finden erwarten. Dies sollte eine Beschreibung der geografischen Region sein, in der Sie tätig sein werden, und warum Sie glauben, dass sie Ihre Verkaufsziele unterstützen wird.
Strategien etablieren
In diesem Abschnitt Ihrer Vertriebsplanvorlage definieren Sie die längerfristigen Strategien und die täglichen Taktiken, die Sie verwenden werden, um neue Geschäfte zu akquirieren und das Geschäft mit bestehenden Kunden auszubauen. Dies sind die Aufgaben, die Ihr Team verwenden wird, um Ihren Verkaufsplan auszuführen und zukünftige Verkäufe zu prognostizieren.
Listen Sie in Ihrem Vertriebsplan Strategien für die Gewinnung neuer Kunden oder Interessenten auf, die Ihrer idealen Kundenpersona entsprechen. Identifizieren Sie dann mindestens zwei Aufgaben, die von den Mitgliedern des Vertriebsteams täglich oder wöchentlich durchgeführt werden, um ihnen zu helfen, ihre Verkaufsquote zu erfüllen.
Hier sind drei Strategien für die Gewinnung neuer Kunden, die Sie in einer Vorlage für einen Vertriebsplan verwenden können:
Klare Erwartungen setzen
- Machen Sie nicht weniger als 60 Kaltakquise-Anrufe zur Vorstellung neuer Interessenten pro Woche
Nicht weniger als 10 persönliche Kontakte mit neuen Interessenten pro Woche
Führen Sie nicht weniger als fünf Präsentationen pro Woche durch
Steigerung des Bekanntheitsgrads von Produkten, Dienstleistungen und Lösungen
- Teilnahme an nicht weniger als drei Fachverbänden pro Jahr, denen meine besten Interessenten und Kunden angehören
Besuchen Sie alle Messen und Kongresse, an denen meine besten Interessenten und Kunden teilnehmen
Kaufen Sie die Mailingliste dieser Verbände und schicken Sie ein Einführungsschreiben
Empfehlungsschreiben von Neukunden einholen
- Innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung meines Produkts oder meiner Dienstleistung werde ich mit jedem meiner neuen Kunden nachfassen, um sicherzustellen, dass sie zufrieden sind.
Wenn sie nicht zufrieden sind, werde ich versuchen, das Problem zu lösen, damit ich zu einem späteren Zeitpunkt wieder um Kundenempfehlungen bitten kann.
Wenn sie mit ihrem Kauf zufrieden sind, werde ich sie bitten, mindestens drei Kundenempfehlungen zu schicken.
Bestimmen Sie Ihre Vertriebswerkzeuge und -systeme
Verwenden Sie diesen Abschnitt Ihres Vertriebsplans, um die Tools zur Vertriebsförderung zusammenzufassen, die Sie verwenden werden, um Ihr Team bei der erfolgreichen Umsetzung jeder Ihrer Strategien zu unterstützen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Vertriebsprozess gesteuert wird und die Aktivitäten mit den effektivsten Methoden durchgeführt werden.
Drei gängige Arten von Tools, die Ihnen bei der Erstellung eines Vertriebsplans helfen, sind:
Identifizieren von Kunden-Kaufmustern
Berücksichtigen Sie das Kaufverhalten Ihrer Kunden. Wenn Sie zum Beispiel ein Business-to-Consumer (B2C)-Badeanzugunternehmen sind, wird Ihr Verkaufsplan aggressiver sein und höhere Umsatzziele in den wärmeren Monaten haben, und Sie werden sich auf den Ausverkauf im Herbst und Winter konzentrieren wollen. Bei Business-to-Business (B2B)-Verkäufen werden Sie sich auf Faktoren wie Unternehmensgröße, Jahresumsatz, Quartalsbudgets und Branchentrends konzentrieren.
Definieren Sie Ihr Vertriebsgebiet
Definieren Sie sowohl für B2B- als auch für B2C-Geschäfte die Verkaufsgebiete, in denen Sie Ihren idealen Kunden zu finden erwarten. Dies sollte eine Beschreibung der geografischen Region sein, in der Sie tätig sein werden, und warum Sie glauben, dass sie Ihre Verkaufsziele unterstützen wird.
Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Mit CRM-Software können Sie Ihre Vertriebsaktivitäten in Echtzeit verwalten, die Leistung messen, schnell auf Informationen zugreifen und mit robusten mobilen Apps Aktualisierungen vornehmen, auch wenn Sie nicht im Büro sind. Einige CRMs ermöglichen es Ihnen, Ihre Vertriebspipeline in sinnvolle Phasen zu strukturieren und jeden Aspekt Ihres Plans bei der Umsetzung zu messen, ohne dass Sie zusätzliche Vertriebsberichte erstellen müssen.
Ein CRM, das für kleine Unternehmen entwickelt wurde, kann dazu beitragen, Ihren Vertriebsprozess zu rationalisieren, indem relevante Informationen über Kontakte wie Titel, Beziehungsdetails und Anrufnotizen an einem zentralen Ort gespeichert werden.
Terminplanungs-Software
Die manuelle Planung von Meetings kann mühsam sein, wenn Sie mit mehreren Opportunities arbeiten. Es gibt Programme, die diesen Prozess automatisieren können, sodass das Hin und Her bei der Suche nach einem geeigneten Termin entfällt. Einige können beispielsweise automatisch eine Verbindung zu Ihrem Kalender herstellen, so dass Interessenten wissen, wann Sie Zeit für ein Treffen haben. Sie senden ihnen Ihren persönlichen Link und sie können einen Termin wählen, der dann automatisch in Ihren beiden Kalendern eingetragen wird.
Einige Meetings finden zwar persönlich statt, aber da unsere Gesellschaft immer digitaler wird, sind Videomeetings immer bequemer und helfen Ihrem Team, mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten. Es gibt viele erschwingliche Videokonferenzsoftware, wie z. B. Zoom, das eine kostenlose Version für Meetings bis zu 40 Minuten anbietet und erschwingliche Pläne für längere Meetings hat.
Metriken des Verkaufsplans zuordnen
Sobald Sie sich für Ihre Verkaufsziele entschieden haben, entscheiden Sie, wie Sie Ihre Verkaufsleistung messen wollen, um den Zustand Ihres Verkaufsplans und die Erfüllung dieser Verkaufsziele zu überwachen. Dazu legen Sie einen Vertriebsprozess fest, definieren die kritischen Schritte in jeder Phase und beschreiben dann den Erfolg in Form von Konversionsraten und Ressourcenzeit oder Prozessablauf.
Gängige Kennzahlen, die Sie monatlich oder vierteljährlich messen, sind zum Beispiel:
Umsatz im Vergleich zum Vorjahr (YOY): Wie verhält sich Ihr Umsatz in diesem Jahr zur gleichen Zeit im Vergleich zum Vorjahresumsatz?
Umsatz im Neugeschäft: Verfolgen Sie Ihre monatlichen und vierteljährlichen Umsätze mit neuen Kunden.
Leistung der einzelnen Vertriebsmitarbeiter: Überwachen Sie die Leistung der einzelnen Vertriebsmitarbeiter, indem Sie ihre monatlichen, vierteljährlichen und YOY-Umsatzziele verfolgen.
Wiederkehrende Einnahmen: Verfolgen Sie, wie viel Umsatz mit bestehenden Kunden (treuen Kunden) erzielt wird.
Kundenabwanderung: Überwachen Sie regelmäßig, wie viele Kunden Sie durch Abwanderung verlieren. Wenn die Abwanderung signifikant ansteigt, wissen Sie, dass Sie die Gründe analysieren und eine Rückgewinnungskampagne erstellen müssen.
Erstellen Sie Ihr Vertriebsplan-Budget
Ein Verkaufsplan kann Ihnen nicht helfen, Ihre Verkaufsziele zu erreichen, wenn der Plan mehr kostet, als Ihr Unternehmen voraussichtlich gewinnt. Indem Sie die erwarteten Kosten aufschlüsseln, sind Sie in der Lage, die erwartete Rendite Ihrer Investition zu messen. Nicht alle Ausgaben sind wiederkehrend, weshalb es auch eine gute Idee ist, Ihr Budget in einmalige Ausgaben sowie in laufende Kosten aufzuteilen.
Einige Beispiele für die wichtigsten Budgetposten, die Sie einbeziehen sollten, sind:
Gehälter des Vertriebsteams
Provisionen und Boni
Kosten für Abonnements von Diensten wie CRM, Videokonferenzsoftware, Aufgabenmanagement-Tools, Internet- und Telefonabonnements
Kauf von Interessentenlisten
Reisekosten